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Mejora el manejo de tu vida personal usando la gestión empresarial

Written by on febrero 27, 2019

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Aprendiendo y aplicando normas de gestión empresarial en tu vida 

(1era. Parte)


¿Bajo qué estructura se basa tu vida?

¿Qué elementos mueven tu toma de decisiones?

Lo que pasa en el trabajo es un reflejo del cómo llevamos la vida por fuera del mismo (Ver ¿Qué es habilidacción?), lo mismo sucede con muchas de las buenas prácticas (normas, estándares, entre otras), son una manifestación del cómo queremos vivir la vida, solo que en ese caso se ha aplicado en el trabajo, ¿se imaginan llevar estas buenas prácticas a la vida personal?

En esta ocasión vamos a llevar la familia de normas más populares del mundo a la vida personal, se trata de las normas ISO (International Standard Organization) que tienen más de 1.5 millones de empresas a nivel mundial  (Estadística de la ISO), certificadas en diferentes temáticas, las más populares la de calidad (ISO 9001) y la ambiental (ISO 14001) y próximamente la de Seguridad y Salud en el Trabajo – SST (ISO 45001).


Estructura de Alto Nivel

Las normas ISO, recientemente adquirieron una nueva Estructura, conocida como HSL (High Level Structure), esto con el fin de facilitar la integración e implementación de las diferentes normas.

Esta Estructura de Alto Nivel se basa en los enfoques de Proceso, Sistémico, PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar) y Riesgos. El propósito de estos estándares es el de mejorar el desempeño, dependiendo de la naturaleza de la norma así apuntan los requisitos que se establecen, vamos a revisar de manera general esta estructura y el cómo podríamos aplicarlos en cualquier contexto personal / Profesional.


NUESTRA VIDA COMO UNA ORGANIZACIÓN (EMPRESA)

En este punto antes de detallar la norma, se requiere que nos veamos como una empresa, cada uno es eso, una organización que hace y desarrolla productos, sería bueno que te preguntaras

¿Qué ofrece mi empresa llamada (TU NOMBRE)? Clic para tuitear

Estas normas ISO dan unos lineamientos para que puedas ofrecer en excelencia eso que has definido como tus productos, servicios, propuesta de valor.


ENFOQUE DE PROCESO

Bajo este esquema, la ISO utiliza el enfoque de proceso:

“Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto” (ISO 9000:2015).

Algunas anotaciones importantes:

  • “Las actividades son mutuamente relacionadas”: ¿Lo que hacemos todos los días guarda relación entre sí? ¿Es coherente lo que hacemos con lo que queremos lograr?
  • “Utilizan entradas”: ¿Cuántas y cuáles entradas o recursos hemos usado en nuestra vida? ¿De qué forma las hemos utilizado?
  • “para proporcionar un resultado previsto”: Esta parte es clave, ya que tanto las actividades y las entradas tienen un propósito y es el de generar un resultado PREVISTO.

Vemos que la importancia de un proceso, más que las actividades y sus entradas, son los RESULTADOS que se logren y que sean los que se hayan previsto.

Este enfoque por proceso estructura el HACER para ENTREGAR RESULTADOS, muy distinto al HACER para estar OCUPADO,

¿Cuántas veces en tu vida has sentido que haces mucho y no logras lo que quieres? Clic para tuitear

El dinero que has recibido, la formación, el hogar, tus relaciones, son entradas que llegan a eso que haces, para que tú lo transformes en algo que genere valor, sin embargo en muchas ocasiones las desperdiciamos por no tener claro lo que queremos lograr y mucho menos cómo lo queremos lograr, este enfoque te invita a preguntarte 4 cosas importantes:

  • ¿Qué resultados quieres obtener en tu vida?
  • ¿Para qué quieres esos resultados?
  • ¿Con qué entradas (recursos, relaciones, estudios, experiencia) cuentas, qué de esto te sirve y qué te estorba?
  • ¿Qué vas a hacer para lograrlo?

El proceso es un acto de transformación de todos esos ingredientes que te han dado, tienes la oportunidad de hacer una obra maestra, tú obra maestra, de ti depende cómo los utilizarás, cuando y qué resultados quieres alcanzar. Clic para tuitear


ENFOQUE SISTÉMICO

Sistema: Conjunto de elementos interrelacionados o que interactúan (ISO 9000:2015)

 La interacción de los procesos hace que se conforme el Sistema de la Organización, es una visión un poco limitada, ya que por ser lineal no contempla la complejidad de los sistemas, más allá de la simplicidad de la Causa y el Efecto (En otro artículo profundizaré más acerca del enfoque Sistémico).

Esta parte de la norma toma las interacciones de los distintos procesos al interior y la interacción con la parte exterior, las entradas y los resultados y ese “todo” conforma el Sistema de Gestión, para ilustrar, colocaré el gráfico del Sistema de Gestión de Calidad:

sistema de gestión

Como se observa, todo el Sistema de Gestión termina siendo una representación grande de un proceso, con sus entradas, actividades y resultados, con el enfoque clásico del PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar) y Riesgos.


ENFOQUE PHVA

Conocido también como ciclo de Deming (aunque su creador fue Walter Shewhart, Deming lo divulgó en la década del 50) es muy simple:

Planeo lo que voy a Hacer, Verifico que lo que hice está de acuerdo a lo que planee y Actúo (tomo acción) para mejorar lo que hice. Clic para tuitear

Planear

Donde se establece:

  • Lo que se quiere lograr (Alcance)
  • La estructura se va tener para hacerlo (Actividades)
  • Qué se requiere (Recursos)
  • Cómo se va saber que se está logrando (Seguimiento)
  • Y cómo actuar frente a los riesgos (Probabilidad x Impacto)

Hacer

Aquí simplemente se hace lo que planea, es la materialización de lo que se quiere realizar.

Verificar

  • Hacer seguimiento a lo que se hace.
  • Se establece de acuerdo a la necesidad, basado en cuán crítico es realizarlo.
  • Está orientado a la mejora, no solo a detectar fallas.
  • Puede ser al final o durante la ejecución.
  • ¿Lo que hago está logrando su propósito?

Actuar

Se basa en los resultados de la verificación, enfocándose en revisar cómo se puede hacer mejor. ¿Lo que hice lo puedo hacer mejor?


PENSAMIENTO BASADO EN RIESGOS

Enfocado en la prevención, el riesgo se define como:

Riesgo: Efecto de la incertidumbre. (ISO 9000:2015)

Riesgo es: Probabilidad x Impacto (Probabilidad en porcentaje; Impacto depende de lo que se quiera, puede ser número entero del 1 al 3). Clic para tuitear
  • Este impacto puede ser positivo (como ganarse una rifa) o negativo (como sufrir un accidente).
  • Lo que se evalúa en  riesgos es cómo pueden afectar (positiva o negativamente) al logro de resultados.
  • El riesgo siempre está presente, por eso hay que incluirlo en la planeación, ¿qué puede suceder que afecte los resultados?

En el próximo artículo detallaré cada parte de esta estructura.

¡Hasta la próxima!



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